Администрирование практики pro bono

- Введение

- Координатор практики pro bono

- Назначение координатора практики pro bono

- Роль координатора практики pro bono

- Обязанности координатора практики pro bono

- Глава практики pro bono или комитет по практике pro bono

- Статус главы практики pro bono или комитета по деятельности pro bono

- Роль главы практики pro bono или комитета по деятельности pro bono

- Обязанности главы практики pro bono или комитета по деятельности pro bono

Введение

Первый шаг фирмы в разработке практики – решить, кто будет осуществлять управление ею, а также определить функции и обязанности этого лица или группы лиц.

Управление программой pro bono состоит из двух основных компонентов. Первым является оперативное управление, за которое обычно отвечает координатор деятельности pro bono. Второй включает в себя разработку более широких целей и направлений программы фирмы – зачастую за это отвечает глава практики pro bono или комитет по практике pro bono фирмы.

Координатор практики pro bono

Назначение координатора практики pro bono

Решение о том, кому лучше всего поручить управление программой pro bono, принимает руководство фирмы. Координатором практики pro bono в небольших и средних фирмах может быть один из партнеров или юристов фирмы, выполняющий эти функции в дополнение к основной работе в качестве юриста. В крупных фирмах координатором также может быть юрист, отвечающий исключительно или преимущественно за управление программой. Независимо от того, кто в конечном итоге будет выбран в качестве координатора, фирма должна убедиться в том, что данное лицо располагает достаточными временем и ресурсами, чтобы выполнять все обязанности, предусмотренные этой должностью. В очень крупных фирмах координатором может быть опытный юрист при содействии одного или нескольких помощников юриста / административных координаторов в централизованном порядке, а также ответственных контактных лиц по работе pro bono в отдельных офисах.

Роль координатора практики pro bono

- Координатор практики pro bono, который не является юристом, не должен выполнять обязанности, требующие наличия юридической подготовки, такие как контроль правовых аспектов работы pro bono юристов фирмы, или играть ключевую роль в выявлении или решении вопросов профессиональной этики, которые могут возникать.

- Если координатор практики pro bono курирует работу помощников юриста / административных координаторов, важно следить за тем, чтобы уровень опыта и знаний последних соответствовал требуемым для делегированных им обязанностей и чтобы осуществлялась достаточная координация с тем, чтобы координационная / административная работа не оставалась без внимания.

- Координатор практики pro bono, не являющийся партнером, должен иметь беспрепятственный доступ к партнеру (или в некоторых случаях – к советнику[1] с длительным стажем работы в качестве партнера).

- Независимо от статуса координатора деятельности pro bono этот человек должен иметь беспрепятственный доступ к одному или нескольким сотрудникам юридической фирмы, которые имеют опыт / обязанности по вопросам / правилам профессиональной этики. Все чаще в фирмах встречается генеральный юрисконсульт, с которым координатор должен тесно взаимодействовать.

Обязанности координатора практики pro bono

Как правило, в обязанности координатора практики pro bono входит следующее:

- Административное управление: координатор практики pro bono отвечает за ежедневное управление программой pro bono, что включает в себя открытие, ведение и закрытие дел pro bono. Если в фирме действует положение о практике pro bono, которое содержит процедуры для выполнения этих функций, координатор должен гарантировать выполнение каждого предписанного шага. Обязанности координатора также включают в себя обеспечение надлежащей организации и хранения документов, связанных с делами pro bono, а также всех форм и положений практики pro bono и учет часов работы pro bono на юриста и на клиента по услугам pro bono (см. пункт 3.6.4).

- Надзор за делами pro bono:координатор должен регулярно и тщательно проверять состояние всех дел pro bono, которыми занимаются фирма или ее юристы. Это включает в себя осведомленность о текущем статусе всех дел pro bono для обеспечения своевременного выполнения всей работы pro bono и решения возникающих проблем. Хорошим способом быть в курсе каждого дела является использование оперативных отчетов (с периодически обновляемой информацией о ходе работы по делу). Координатор pro bono рассылает и изучает такие отчеты и на их основании предпринимает действия по вопросам, требующим решения.

- Изменения в персонале, работающем по делам pro bono: Чрезвычайно важно, чтобы координатор практики pro bono был в курсе следующих событий (а также других изменений применительно к юристам и иным сотрудникам, работающим по делам pro bono): увольнение из фирмы, уход в отпуск (что может происходить неожиданно) или работа в течение какого-то периода времени для определенного клиента фирмы или группы pro bono (из-за потенциального конфликта интересов продолжение работы по существующим делам pro bono в этот период может оказаться невозможным).

В случае подобных изменений (особенно если речь идет о юристах, которые уже зарегистрировались как участники судебного процесса или контактировали с клиентами, юристами противоположной стороны или иными юристами, а также судами, административными органами и т. д.) чрезвычайно важно, чтобы о них было дано уведомление с указанием, кто заменит выбывшего юриста на постоянной или временной основе. В некоторых случаях для выхода из дела или вступления в дело, даже временно, может потребоваться разрешение суда, административного органа и т.д. Координатор pro bono должен обеспечить наличие процедур, гарантирующих выполнение необходимых действий.

Что касается изменений в составе помощников юриста, работающих по делу pro bono, координатор должен обеспечить непрерывность их работы, а также бесперебойное ведение документов и баз данных по делам pro bono надлежащим образом.

- Отношения с организациями, занимающимися деятельностью pro bono: координатор практики pro bono должен поддерживать регулярные контакты с организациями – партнерами фирмы по проектам pro bono с целью получения информации о потенциальных возможностях для работы pro bono и периодически информировать их о статусе дел pro bono, ведущихся юристами фирмы (см. пункт 4.2.1). Координатор деятельности pro bono должен периодически обсуждать с каждой такой организацией вопрос о том, какие улучшения могут быть осуществлены одной из сторон или обеими сторонами. Если фирма решает не вступать в партнерство с другими организациями для деятельности pro bono, координатор должен найти другие возможности для работы pro bono, согласующиеся со стратегической целью программы фирмы.

- Уведомление о возможностях для работы pro bono: Одна из обязанностей координатора pro bono заключается в уведомлении юристов фирмы (по электронной почте или в иной форме) о возможностях для работы pro bono и в целом в содействии продвижению программы pro bono в фирме (пункт 5.1). Кроме того, необходимо поощрять предложение дел pro bono самими юристами фирмы, когда им становится известно о таких возможностях.

Подотчетность: Координатор деятельности pro bono должен информировать главу практики pro bono или комитет по практике pro bono (или иное соответствующее ответственное лицо) о статусе программы pro bono и важных событиях в рамках конкретных дел.

Глава практики pro bono или комитет по практике pro bono

Статус главы практики pro bono или комитета по деятельности pro bono

Общее направление программы фирмы в области pro bono определяют различные факторы, такие как размер фирмы, ее корпоративная культура и иерархическая структура. Как правило, в крупных юридических фирмах в США программу pro bono курирует партнер (иногда – советник, имеющий продолжительный опыт работы партнером). В дополнение к своим другим функциям в фирме он отвечает за контроль общего направления программы pro bono. Такой партнер (или советник), курирующий работу pro bono, может возглавлять комитет по практике pro bono, в состав которого должны входить координатор практики pro bono и следующие лица (либо некоторые из них): партнеры, советники и юристы из различных отделений. В некоторых фирмах существует только комитет pro bono и нет партнера (или советника), курирующего работу pro bono.

Роль главы практики pro bono или комитета по деятельности pro bono

Крайне важно, чтобы как минимум один партнер (или советник, который ранее в течение длительного времени являлся партнером) принимал участие в управлении программой (осуществляя как минимум надзор за программой). Очень желательно, чтобы один из управляющих или исполнительных партнеров фирмы или (если применимо) один из основателей или несколько основателей фирмы были хорошо осведомлены о программе pro bono и открыто поддерживали ее.

Как отмечено ниже, контроль за направлениями реализации программы pro bono должен включать в себя процесс принятия стратегических решений, в котором участвуют по крайней мере некоторые из партнеров фирмы (см. подпункт 2.3.3). Участие партнеров в контроле за программой и принятии стратегических решений по ее реализации может дать положительный эффект, являясь для юристов на всех уровнях четким сигналом о том, что фирма поощряет и поддерживает работу pro bono (см. подпункт 5.1(а)).

Обязанности главы практики pro bono или комитета по деятельности pro bono

Как правило, в обязанности главы практики pro bono или комитета по деятельности pro bono входит следующее:

- Контроль за программой pro bono: председатель или комитет по деятельности pro bono должны следить за эффективным функционированием программы. Это включает в себя контроль работы координатора практики pro bono.

- Контроль содержания положения о практике pro bono: глава практики или комитет по практике pro bono должны участвовать в разработке первоначальной редакции положения о практике pro bono фирмы, а также периодически анализировать его содержание, даже если его основная часть подготовлена и отредактирована координатором практики pro bono (если таковой имеется) (см. пункт 3.1).

- Развитие партнерств по проектам pro bono: глава практики или комитет по практике pro bono должны содействовать развитию партнерств pro bono и в определенном объеме рассматривать возможность организации потенциальных дополнительных типов партнерств (см. подпункт 4.2.1). Если фирма решает не вступать в партнерство с другими организациями для деятельности pro bono, глава практики или комитет по практике pro bono должны в сотрудничестве с координатором практики pro bono (если таковой имеется) создать механизм, позволяющий находить возможности для работы pro bono (см. подпункт 4.2.2).

- Утверждение новых дел pro bono: Как указано ниже, желательно, чтобы в фирме действовал определенный порядок открытия, отслеживания и закрытия дел pro bono (см. пункт 3.6). Глава практики или комитет по практике pro bono либо (а) совместно с координатором практики pro bono должны утверждать открытие всех новых дел, либо (б) должны быть согласны с параметрами, используемыми координатором практики pro bono при утверждении открытия большинства новых дел, при этом в нестандартных ситуациях координатор pro bono должен консультироваться с ними (или c одним из экспертов фирмы по профессиональной этике либо с ее генеральным юрисконсультом, если таковые имеются) (см. подпункт 3.5.1(b)).

- Пропагандирование и признание работы pro bono: еще одной функцией главы практики или комитета по практике pro bono является определение совместно с координатором pro bono (если таковой имеется) способов внутрифирменного поощрения и признания работы pro bono (см. раздел V).

- Оценка программы pro bono: глава практики или комитет по практике pro bono должны анализировать успехи и неудачи программы и вносить или предлагать коррективы в нее по мере необходимости (см. пункт 6.2).

- Внешняя рекламно-информационная поддержка: глава практики pro bono или соответствующие члены руководства фирмы должны определить мероприятия по рекламно-информационной поддержке (маркетингу / пиару) программы pro bono фирмы или принимать участие в процессе их определения (см. пункт 7.4)

- Администрирование: В некоторых фирмах глава практики или комитет по практике pro bono может также отвечать за реализацию некоторых или всех административных аспектов программы.

--

[1] Советник (of counsel или counsel) – здесь и далее юрист, состоящий или не состоящий в штате юридической фирмы и имеющий с ней долговременные прочные отношения, но не являющийся ее партнером (часто такой титул имеют юристы с большим стажем, выполняющие меньший объем работы, чем партнеры, и не несущие ответственность за привлечение клиентов. – Прим. ред.